En el ámbito laboral, la calidad y transparencia son aspectos fundamentales para mantener una relación saludable entre el empleador y el trabajador. Y, en pleno desarrollo de la Campaña de la Declaración de la Renta, el Certificado de Haberes es sumamente importante.
El certificado de haberes contiene toda la información referente a un empleado y sus ingresos en la empresa donde labora
El Certificado de Haberes es un documento indispensable en el entorno laboral que contiene una minuciosa constancia de los ingresos que ha percibido un empleado durante tiempo determinado. Su objetivo principal es funcionar como un registro oficial de los pagos efectuados al trabajador, comprendiendo tanto el salario base como las bonificaciones y deducciones.
En España, las empresas están en la obligación de emitir este documento, ya que representa una manera legal y clara de conocer su relación laboral con sus empleados.
Asimismo, las empresas españolas están obligadas a dar a sus trabajadores un certificado cada año que señale todos los aspectos referentes a sus ingresos durante el año fiscal correspondiente. El Certificado de Haberes es obligatorio para presentar la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) anualmente.
Una institución bancaria igualmente puede solicitar un Certificado de Haberes en el caso en que esté valorando la capacidad económica de un empleado con el fin de conseguir un préstamo o crédito.
En concreto, este documento contiene la información básica del empleado, como su Número de Identificación Fiscal (NIF) y Número de Identificación de Extranjero (NIE), dirección, Número de Seguridad Social, salario, bonificaciones, entre otros, así como los datos de la compañía donde labora.
¿Qué información contiene el Certificado de Haberes?
En general, este documento contiene información básica que incluye el nombre y datos del trabajador, al igual que el período de pago al que hace mención. También, incluye el salario base del trabajador, las bonificaciones, las deducciones por conceptos de seguridad social o impuestos retenidos, y al final, el total neto que el trabajador ha percibido posterior a todas las deducciones aplicadas. Este extracto integro permite una comprensión transparente de la situación económica del empleado en cuanto a su salario y beneficios.
¿Cómo se prepara?
Para el personal de recursos humanos, la elaboración del Certificado de Haberes es una tarea importante que exige precisión y atención a los mínimos detalles. Para garantizar la autenticidad y legalidad de este documento, es fundamental seguir los siguientes pasos:
- Recopilar toda la información sobre el trabajador, incluyendo nombres y apellidos, Número de Identificación Fiscal (NIF), detalles del pago, tales como salario base, horas adicionales, bonificaciones, y cualquier otra indemnización extra. También, es importante asegurarse de añadir los descuentos efectuados, como cotizaciones e impuestos a la Seguridad Social.
- Verificar minuciosamente los cálculos para garantizar la exactitud de las cantidades emitidas en el documento. Esto puede incluir el cálculo del salario neto después de deducciones, al igual que cualquier otro detalle financiero referente a la paga del trabajador.
- Asegurarse de que el certificado cumpla con las leyes y regulaciones laborales en vigor en España. Esto puede incluir la colocación de información obligatoria de acuerdo a lo establecido por las leyes laborales, así como el cumplimiento de los plazos establecidos para la emisión del certificado. La ley en vigor establece que los Certificados de Haberes deben entregarse antes de que inicie el plazo de declaración del IRPF.
- Una vez elaborado el documento, se revisa cuidadosamente cada detalle para evitar errores o información inconclusa. La atención a estos detalles garantizará la legalidad y utilidad del Certificado de Haberes tanto para la empresa como para el trabajador.
¿Cómo solicitar el Certificado de Haberes?
A través de cualquiera de las siguientes modalidades, el empleado puede solicitar el Certificado de Haberes:
- Pedirlo al empleador: la manera más fácil de obtener este documento es solicitándolo en la empresa donde laboras, ya sea vía telefónica, correo electrónico o de forma presencial.
- Solicitarlo en la Seguridad Social: deberás rellenar un formulario y presentarlo en una oficina local de la entidad que quede más cercana.
- En caso de certificados según Decreto 14/12: estos documentos son aceptables para que el descuento de las cuotas del crédito concedido se realice por recibo de salario. Los pasos para solicitarlo son:
- El empleado deberá acudir presencialmente a la institución financiera que conferirá el crédito, para hacer las averiguaciones correspondientes.
- Si la institución financiera, en base a lo consultado por el empleado, considera que podrá conferirle el crédito, el empleado deberá solicitar el Certificado de Haberes en el Departamento de Retenciones e Ingresos de la Dirección General de Personal, el cual podrá hacerlo presencialmente (mostrando el DNI).
- Las solicitudes deberán contener algunos datos del empleado, como: nombre y apellido, empresa en la que labora, número de documento y firma del empleado.
- En caso de certificados varios: son los Certificados de Haberes, datos base y de trabajo, dirigidos a créditos cuyas cuotas de descuento no entraran por recibo de salarios, y otros certificados dirigidos a trámites varios. Estos documentos son elaborados “ante quien corresponda”. En caso de créditos hipotecarios o de empleados que trabajen en más de una empresa, deberán hacer la solicitud del Certificado de Haberes en el Departamento de Retenciones e Ingresos de la Dirección General de Personal y no en la empresa en la que labora.
- Retiro de certificados: en cualquier caso, los documentos se van preparando por prioridad establecida de acuerdo al orden en el que se solicitan. El retiro de los certificados se puede realizar de las siguientes formas:
- Personalmente: mostrando el documento de identidad en el Departamento de Retenciones e Ingresos de la Dirección General de Personal.
- Mediante terceros: que presenten una autorización escrita y firmada por el empleado y que certifiquen su identidad.
- El documento emitido por este departamento es sin ningún cargo.
Usos del Certificado de Haberes
El Certificado de Haberes es crucial para solicitar préstamos personales o hipotecarios. Las instituciones bancarias solicitan este documento como prueba de ingresos del trabajador, lo que les posibilita valorar su capacidad de pago y comprobar si son elegibles para el crédito y en qué condiciones.
Otro uso clave de este certificado es en el entornolaboral. Muchas empresas piden este documento a sus trabajadores como parte de las gestiones administrativas internas, como la solicitud de préstamos o la asignación de beneficios extras.
También, el Certificado de Haberes puede ser exigido por empresarios potenciales durante el proceso de contratación para comprobar los ingresos declarados por el aspirante y asegurar su solvencia económica.
Por otra parte, este documento puede ser requerido en asuntos legales, como en procesos de divorcio o cuestiones referentes a la manutención de hijos, ya que este certificado aporta información precisa en cuanto a los ingresos de una persona, lo que puede ser fundamental para estipular el monto de la pensión alimenticia o indemnización económica que se debe conceder en caso de un divorcio o separación.
Conclusión
En definitiva, el Certificado de Haberes es crucial para la claridad y el cumplimiento normativo dentro del ámbito laboral. Para el personal de recursos humanos, es importante recopilar detalladamente los datos importantes del empleado, verificar cuidadosamente los cálculos y asegurar el cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes para garantizar una tarea precisa y eficiente de la información laboral dentro de los lapsos establecidos.
